Prelucrarea datelor cu caracter personal

1. Cine este operatorul datelor

Operatorul datelor tale cu caracter personal este Smile Clinique, clinică de medicină dentară și estetică, cu punct de lucru în Șoseaua Nicolae Titulescu nr. 3, București 011131, Sector 1.

Ne poți contacta în orice chestiune legată de datele tale la office@smileclinique.ro sau la telefon 0731.348.440.

2. Ce date colectăm

Colectăm doar datele de care avem nevoie, în funcție de relația pe care o ai cu noi:

Dacă ne ceri o programare sau ne scrii

• nume și prenume, număr de telefon, adresă de e-mail;
• serviciul care te interesează, intervalul orar preferat și mesajul pe care ni-l transmiți;
• orice informație despre starea ta de sănătate pe care alegi să ne-o comunici în mesaj.

Dacă devii pacient al clinicii

• date de identificare: nume, prenume, CNP și serie/număr act de identitate (necesare pentru documentele medicale și fiscale), data nașterii, adresă;
• date de contact: telefon, e-mail;
• date medicale: istoric medical și stomatologic, alergii, medicație curentă, diagnostic, plan de tratament, manopere efectuate, radiografii și imagini intraorale, fotografii clinice, amprente și scanări digitale, recomandări și rețete;
• date privind reprezentantul legal, dacă pacientul este minor sau este pus sub interdicție;
• date financiare: sumele facturate și achitate, modalitatea de plată, eventuale plăți în rate sau asigurări.

Dacă plasezi o comandă sau plătești online

• datele de facturare și, dacă e cazul, datele de livrare;
• istoricul comenzilor și confirmările de plată. Datele complete ale cardului nu ajung la noi — ele sunt procesate direct de procesatorul de plăți autorizat.

Dacă doar vizitezi site-ul

• date tehnice și de utilizare: adresa IP (în formă trunchiată acolo unde este posibil), tipul dispozitivului și al browserului, paginile vizitate, sursa din care ai ajuns pe site;
• preferințele tale privind cookie-urile.

Dacă te abonezi la noutăți sau ne lași o recenzie

• adresa de e-mail și/sau numărul de telefon, precum și interacțiunea ta cu mesajele pe care ți le trimitem;
• conținutul recenziei și numele sub care alegi să o publici.

3. De ce folosim datele și în ce temei legal

Furnizarea datelor de identificare și a informațiilor medicale este necesară pentru a-ți putea acorda tratamentul; fără ele nu putem efectua actul medical în condiții de siguranță. Datele pentru marketing sunt, în schimb, complet opționale.

4. Datele privind sănătatea

Datele despre sănătatea ta fac parte din categoriile speciale de date, protejate suplimentar de GDPR. Le prelucrăm strict în scopul acordării asistenței medicale, de către personal medical ținut de secretul profesional, sau sub responsabilitatea acestuia.

• Accesul la fișa ta este limitat la medicul curant, la echipa implicată în tratamentul tău și la personalul administrativ care gestionează programările și facturarea, în limita strictă a atribuțiilor.
• Nu folosim datele tale medicale pentru publicitate și nu le vindem niciodată.
• Fotografiile clinice sunt folosite public doar dacă ne dai un acord scris distinct, pe care îl poți retrage oricând. Retragerea acordului nu afectează materialele deja distribuite înainte de retragere, dar le vom elimina din canalele pe care le controlăm.

5. Cine are acces la datele tale

Nu vindem și nu închiriem datele tale. Le putem transmite, doar în măsura necesară, următoarelor categorii de destinatari:

• medici colaboratori și specialiști implicați în planul tău de tratament;
• laboratoare de tehnică dentară, pentru realizarea lucrărilor protetice, și centre de imagistică, pentru investigațiile recomandate;
• furnizori de servicii IT: găzduire web, aplicația de gestiune a programărilor și a fișelor de pacient, serviciul de e-mail, platformele de trimitere a mesajelor;
• procesatorul de plăți și băncile implicate în tranzacție;
• firma de contabilitate și auditorii;
• furnizorii de curierat, pentru produsele expediate;
• avocați, executori, societăți de asigurare, dacă este necesar pentru apărarea unui drept;
• autorități publice (Ministerul Sănătății, casele de asigurări, ANAF, instanțe, organe de control), atunci când legea ne obligă să răspundem.

Toți furnizorii care prelucrează date în numele nostru fac acest lucru pe baza unor contracte care le impun confidențialitatea și măsuri de securitate cel puțin egale cu ale noastre.

6. Transferuri în afara Uniunii Europene

Ca regulă, datele tale sunt stocate și prelucrate în Uniunea Europeană. Unii furnizori de servicii digitale (de exemplu instrumentele de analiză a traficului sau de comunicare prin e-mail) pot presupune transferuri către state din afara Spațiului Economic European. În astfel de cazuri ne asigurăm că transferul are loc în baza unei decizii de adecvare a Comisiei Europene sau a clauzelor contractuale standard aprobate de aceasta, împreună cu măsuri tehnice suplimentare de protecție.

7. Cât timp păstrăm datele

• Documentația medicală — pe durata relației medicale și ulterior, pe termenele impuse de reglementările privind păstrarea și arhivarea documentelor medicale;
• Documentele financiar-contabile — 10 ani de la încheierea exercițiului financiar, conform Legii contabilității nr. 82/1991;
• Cererile de programare care nu se finalizează — cel mult 12 luni de la ultima interacțiune;
• Datele folosite pentru marketing — până la retragerea consimțământului sau, dacă nu interacționezi deloc cu mesajele noastre, cel mult 3 ani;
• Dovada consimțământului pentru cookie-uri — pe durata de viață a cookie-ului de consimțământ și ulterior, ca dovadă, conform practicii în domeniu;
• Înregistrările tehnice ale site-ului — perioade scurte, de regulă sub 12 luni.

La expirarea termenelor, datele sunt șterse sau anonimizate în siguranță.

8. Cum protejăm datele

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate riscului: conexiune criptată (HTTPS) pe întregul site, conturi individuale cu drepturi limitate pentru personal, politici de parole, copii de siguranță periodice, actualizarea sistemelor, acces fizic controlat la documentele pe suport de hârtie și instruirea personalului privind confidențialitatea. Dacă, în ciuda acestor măsuri, are loc o breșă de securitate care îți poate afecta drepturile, te vom informa și vom notifica autoritatea competentă, în termenele prevăzute de lege.

9. Drepturile tale

În calitate de persoană vizată, ai următoarele drepturi:

• dreptul de acces — să afli ce date deținem despre tine și să primești o copie a lor, inclusiv a fișei tale medicale;
• dreptul la rectificare — să corectăm datele inexacte sau să le completăm pe cele incomplete;
• dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”) — în situațiile prevăzute de lege; el nu se aplică datelor pe care suntem obligați legal să le păstrăm, cum este documentația medicală;
• dreptul la restricționarea prelucrării — în cazurile prevăzute de GDPR;
• dreptul la portabilitate — să primești datele furnizate de tine într-un format structurat, citit automat, sau să le transmitem altui operator;
• dreptul la opoziție — să te opui prelucrărilor bazate pe interesul nostru legitim și, oricând și necondiționat, marketingului direct;
• dreptul de a retrage consimțământul — oricând, fără a afecta legalitatea prelucrărilor efectuate anterior;
• dreptul de a nu face obiectul unei decizii automate — nu luăm decizii cu efecte semnificative asupra ta exclusiv pe bază automată și nu realizăm profilare în scop medical;
• dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere sau de a te adresa instanței.

10. Cum îți exerciți drepturile

Trimite-ne o cerere la office@smileclinique.ro sau depune-o la recepția clinicii. Îți răspundem în cel mult 30 de zile de la primire; dacă cererea este complexă, te anunțăm și termenul poate fi prelungit cu maximum două luni. Pentru a-ți proteja datele, putem solicita informații suplimentare care să ne confirme identitatea. Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepția cererilor vădit nefondate sau excesive.

11. Cookie-uri și marketing online

Site-ul folosește cookie-uri și tehnologii similare. Cele care nu sunt strict necesare — de statistică și de marketing — sunt activate doar după ce îți dai acordul prin bannerul afișat la prima vizită, iar acordul poate fi modificat oricând din setările de cookie-uri ale site-ului. Detaliile complete se găsesc în Politica de utilizare cookie.

Dacă ai ales să primești comunicări comerciale, te poți dezabona oricând din linkul aflat la finalul fiecărui e-mail, răspunzând la mesaj sau scriindu-ne la adresa de contact.

12. Minori

Tratamentele acordate minorilor se realizează cu acordul și în prezența părintelui sau a reprezentantului legal, care furnizează și datele necesare. Site-ul nu se adresează direct copiilor și nu colectăm în mod conștient date de la minori prin formularele online, fără implicarea unui adult responsabil.

13. Modificări ale acestei politici

Putem actualiza această politică atunci când se schimbă serviciile noastre, furnizorii cu care lucrăm sau cadrul legal. Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină. Dacă modificările sunt semnificative, te vom informa și direct, prin canalele obișnuite de comunicare.